E-mailterreur

Ik heb al eens eerder geschreven dat ik bang was om met vakantie te gaan vanwege de mail. Gemiddeld krijg ik zo’n kleine 100 mailtjes per dag, zakelijk gezien dan. Privé kan ik er daar nog een kleine 30 bijtellen, dus 130 berichten per dag waarvan de tegenpartij in veel gevallen ook nog een serieus antwoord verwacht. 130 berichten: als ik aan ieder berichtje 1 minuut zou besteden, zou ik meer dan twee uur bezig zijn. Gelukkig is dat minder, maar het bedraagt nog altijd gemiddeld één uur per dag. Uit recent onderzoek van Management Team blijkt dat 58,2% van de managers tussen de 30 en 90 minuten per dag aan zijn mail kwijt is. In dit zelfde onderzoek geeft 51,4% van de managers aan dat zij eigenlijk geen mailloze dag meer kunnen hebben. Bezoek je een seminar, dan zit tegenwoordig een groot deel van de zaal de hele dag te blackberry’en, want ja, we kunnen helemaal niet meer zonder e-mail. En zijn we nu efficiënter geworden? Is het eenvoudiger geworden om afspraken te maken? Communiceren we veel beter met elkaar?

Het tegendeel is denk ik waar. Dankzij de mail verzetten we steeds makkelijker even een afspraak, want iedereen is altijd bereikbaar. Altijd bereikbaar, want oh wee als je niet snel reageert op je mail. Dan mailen ze nog een keer, maar nu als urgent mail. Kortom, mail begint langzaam ons leven te beïnvloeden. Leveranciers (lees Microsoft) proberen ons wel te helpen met tools. Outlook 2007 is net geïntroduceerd en bevat weer nieuwe tools om ons e-mailbestaan te verlichten. In deze nieuwe versie kan je zelfs bellen met je mailbox en deze voor laten lezen. Kijk, dat is nu weer makkelijk; dan kan je als je in de file staat je tijd efficiënt gebruiken en direct je mail afwerken.
Ik heb nog even overwogen om een protestbeweging te beginnen tegen de e-mail. Net als prins Claus met de stropdas deed een groots gebaar maken en mijn mailbox uit protest sluiten. Maar ook ik ben afhankelijk van e-mail en moet erkennen dat ik het natuurlijk ook wel een gemakkelijk hulpmiddel vind. Maar ik laat mijn dag niet meer verstoren door e-mail. Ik lees de mail twee keer per dag, werk dan alles direct af en ik reageer niet meer op onzinnige mails. Dat geeft rust…….om het echte werk te doen.

Wil je weten of je een efficiente mailgebruiker bent klik dan hier.

Drukke week

Een drukke week en dan schiet het weblog er een beetje bij in. Net als het voornemen om wat kilo’s kwijt te raken met veel etentjes, heel lekker maar niet goed, voor Sonja B. Volgende week toch maar wat meer sporten.

Gisteren een lezing gegeven over ICT. Leuk om een dag te mogen besluiten na veel commerciële presentaties met wat kritische kanttekeningen van de klant. Een commerciële verkoper legt bijvoorbeeld uit dat glasvezelverbindingen op dit ogenblik helemaal geen probleem meer zijn, zeker niet in de omgeving van Amersfoort. Jammer dat wij nu in Hoevelaken al meer dan een halfjaar zitten te wachten op een glasverbinding. De leveranciers hebben het dan over een snelle glasverbinding, maar dat ‘snelle’ gaat pas in als je het hebt.

Met ingang van 1 januari jl. zijn wij intern over naar een nieuw salarispakket, altijd spannend; de verloning van 750 medewerkers. Loonverwerking is een van de meest kritische processen, dat heb ik goed geleerd toen ik nog aan de andere kant van de tafel zat. Maar gelukkig is alles goed gegaan en dus veel hulde aan het hele team dat hier zeer intensief de laatste maanden mee bezig is geweest.

Vanavond valt bij u waarschijnlijk ook weer Accountancynieuws op de mat. Mijn bijdrage is dit keer serieus en vaktechnisch; hij gaat over de Nadere Voorschriften inzake Accountantskantoren (NVAK). Deze is voorlopig uitgesteld en wacht op het advies van de commissie Verdiesen. Ik sta uitgebreid stil bij mijn bezwaren bij de NVAK en de vraag of die in de markt gaan werken. In de media is de berichtgeving rondom de NVAK niet juist. Er wordt dan gesproken over de regelgeving voor kleine accountantskantoren. Dat klopt natuurlijk niet; het gaat om de assurance- en aanverwante werkzaamheden buiten het wettelijk kader van de WTA en volgens mij is dat niet het exclusieve domein van de kleine kantoren. Hoewel ik best bereid ben om te praten met de grote broers om dit soort werk voortaan exclusief te mogen doen.

Minister Zalm heeft ook net gereageerd op de uitloop van XBRL; er was nimmer sprake van een Big Bang per 1 januari 2007. Toch raar dat alle ondernemers in december nog een brochure hebben ontvangen die anders deed vermoeden. Laten we er niet te lang bij stilstaan en met z’n allen proberen om in 2007 XBRL goed te implementeren.

Nu aan het einde van deze week toch nog even tijd voor mijn weblog. Ik zag dat inmiddels ruim 900 mensen het weblog hebben bezocht. Jammer alleen dat u niet reageert. Laat eens weten wat u van het weblog vindt. Onderaan ieder artikel kunt u op ‘comment’ drukken en een reactie geven. Daar probeer ik dan weer op re reageren.

De toekomst van Accountview

Ik heb lang moeten nadenken of ik deze blog zou plaatsen. Waarom enkele maanden geleden was Accountview nog één van mij concurrenten. Uiteindelijk heb ik toch besloten om deze blog te plaatsen omdat Accountview in de afgelopen jaren een van de sterkst groeiende softwareleveranciers in de Accountancybranche is geweest. Nu Accountview wordt overgenomen door Visma is dat dus nieuws en zullen veel gebruikers vragen hebben over de toekomst van hun huidige software.

Er gingen al wat langer geruchten door de markt maar nu is het dan toch duidelijk Accountview wordt overgenomen door Visma een grote ERP leverancier uit Noorwegen. De laatste jaren komen veel spelers uit het Hoge Noorden afzakken, eerst waren er Navision en Axapta (Nu Microsoft Dynamics) en later volgde nog Mamut en nu dan ook nog Visma. Niemand kan ontkennen dat er altijd goede software uit het hoge Noorden is gekomen.

Vorige week ging nog het gerucht dat Accountview door een groot equity fonds gekocht was. Indirect is dit ook wel waar omdat Visma een jaar geleden is overgenomen door HG Capital. Sindsdien is Visma actief bedrijven aan het kopen, vorig jaar kocht men al Multisoft en ook HGCapital heeft de afgelopen tijd enkele kleinere lokale spelers opgekocht (Addison en Iris software). Het lijkt er dus op dat HGCapital en Visma bezig zijn om een Europese ERP speler te vormen.

Vraag is natuurlijk nu wel wat de toekomst is van Accountview binnen Visma. In het persbericht meld Accountview dat zij de naam, het product en de softwareontwikkeling blijft voortzetten. De vraag is natuurlijk hoelang. Equity fondsen willen graag organisaties met een duidelijke visie en een eenvoudige productenportefeuille (kijk maar naar Stork). Hoewel het niet helemaal duidelijk is lijkt het erop dat Accountview de Visma software ook gaat aanpassen aan de Nederlandse markt en via haar partners gaat verkopen.

Het is dus te verwachten dat over niet al te lange termijn Accountview het chassis gaat delen met de Visma oplossing. Iedereen in de softwarewereld wist dat Accountview nog een stap moest maken naar een wat zwaardere database. Visma draait op zwaardere databases als Oracle, SQL Server en DB2. Accountview maakt dan wel een duidelijke stap naar een hoger segment binnen het MKB en zal daar moeten gaan concurreren met spelers als Exact, Unit4, Microsoft Dynamics, Afas en SAP Business One. Het wordt wel dringen in het middensegment. Het is dan gelijk de vraag of ook het huidige partnerkanaal in staat is om deze stap richting het middensegment te maken.

Kortom Accountview zal de komende tijd moeten komen met een heldere lange termijn strategie. Tot wanneer blijft men Accountview doorontwikkelen en ondersteunen? Kunnen klanten migreren naar Visma en wat is de prijsstelling daarvan?

Wijfelen

Zit met een 10-tal ICT-ers een paar dagen in een hotel om de nieuwe architectuur van onze ICT infrastructuur te bepalen. We zijn dus een beetje aan het wijfelen de vergadermethode die nu ook in Den Haag is aangeslagen. Gisteren liep hier in het hotel ook nog een staatssecretaris rond dus volgens mij bestuurt het volgende kabinet vanuit alleen nog maar uit hotels. Dit hotel (blooming) probeert wel het wat anders te doen dan het standaard Bilderberg of Van der Valk arrangementje. Het is een zeer inspirerende omgeving met leuke verrassingen en goede service. Helaas is de geplande standwandeling wel in het water gevallen vanwege de storm. Voordeel is wel dat wij ons ieder geval een hoop fileleed bespaard hebben met 0 minuten reistijd tussen de ontbijtzaal en de conferentiezaal.

De discussie met de ICT-ers gaat over netscalers, bluecoats, snapshots, SQL servers en kooien. Ik ben voornamelijk geïnteresseerd of de nieuwe architectuur voldoet aan onze eisen omtrent continuïteit en beschikbaarheid van het systeem. Tevens biedt goed nadenken over de architectuur je een aantal jaren rust omdat, net als bij strategie, keuzes maakt op de langere termijn. Dat wil niet zeggen dat je na een jaar moet concluderen dat één onderdeel misschien anders moet maar dat is met strategie ook zo. Ook meer accountancy gerelateerde onderwerpen komen aan bod, want hoe gaan we nu met de overgang naar digitale dossiers om met zaken als archivering. In de papieren wereld hebben we natuurlijk een lopend archief met het actuele en laatste boekjaar en een historisch archief met alle dossier van de minimaal de afgelopen zeven jaar. Daarnaast speelt nog mee dat de WTA vereist dat alle wettelijke controle dossiers na twee maanden worden afgesloten en niet meer muteerbaar zijn. Moderne opslagsystemen kunnen daarbij helpen. Bestanden die ouder zijn dan de laatste twee boekjaren kunnen automatisch gemigreerd worden naar tragere (en dus goedkopere) media, WTA dossiers kunnen opgeslagen worden op een zogenaamde WORM (write once read many) omgeving en zijn dus echt alleen nog maar te lezen. Of blijft u voorlopig nog vasthouden aan papieren dossiers vasthouden, de vraag is dan wel hoe je dossiers echt kan afsluiten. Sealen misschien of heeft u een aparte afsluitbare archiefruimte met beperkte toegankelijkheid. Het is misschien verstandig dat de beroepsorganisaties nog wat “best practices” gaan geven rondom deze in de praktijk toch moeilijk uitvoerbare maatregelen.

Rare Maandag

Het was vandaag een beetje rare maandag. Één collega ziek, één met vakantie dus een echte maandag vergaderdag was er niet bij. Des te meer kon ik mij concentreren op andere zaken. Onderhandelen met een softwareleverancier bijvoorbeeld. Nu ik weer aan de andere kant van de tafel zit is dat erg leuk en een beetje voorspelbaar. Softwareleverancier stellen vaak dat accountants meer met hun tijd mee moeten gaan, maar inmiddels geldt dat ook steeds vaker voor softwareleveranciers. Ik lees vandaag in een offerte dat de prijs van een licentie afhankelijk is van twee grootheden: het aantal geografische vestigingen en het aantal gebruikers. Geografische vestigingen? Binnen onze organisatie hebben wij 35 vestigingen die zijn samenwerken binnen 16 clusters. Soms is een cluster één wat grotere vestiging maar in een ander geval bestaat een cluster uit meerdere vestigingen. De vraag is natuurlijk wat is een vestiging. Vanuit automatiseringsstandpunt zijn wij bij Alfa één grote blije virtuele familie, die eigenlijk vanaf iedere locatie waar Internet beschikbaar is kunnen werken. En onze geografische vestiging dat is er maar één die staat in de buurt van Schiphol. Ooit is door ICT-ers verteld dat dit de toekomst was, een grote virtuele organisatie die plaats en tijdsonafhankelijk kon werken. Maar blijkbaar zijn nog niet alle ICT-ers op de hoogte van deze ontwikkeling.

De traditionele licentievormen waarbij je software per gebruiker, per vestiging o.i.d aanschaft en daar vervolgens nog een onderhoudsvergoeding over betaald heeft zijn langste tijd gehad. Dat is lastig voor softwareleveranciers omdat zij zo gewend zijn aan het traditionele licentiemodel en hun hele organisatie hier op gebouwd is. Ik herinner mij nog de interne discussies bij het in de markt zetten van Exact Online. Hoe je dan wel moet betalen, naar gebruik zou ik zeggen, per keer, per uur, per presentatie, per pagina noem maar op. Kijk eens hoeveel software wij aanschaffen die we uiteindelijk niet of nauwelijks gebruiken.

Ook nog een presentatie voorbereid voor een lezing volgende week bij Sun over server based computing. Met andere woorden de onderhoudsvrije werkplek. Veel mensen verwarren de Personal Computer op de zaak nogal eens als met de Privé Computer. Dat zijn die mensen die iedere dag een nieuwe achtergrond hebben en ook veelvuldig aanvullende programma’s downloaden. Dat de opstarttijd na verloop van tijd opgelopen is naar twee koppen koffie is uiteraard de schuld van Microsoft en een nieuwe snellere pc is dan ook wenselijk. Bij server based computing heeft de gebruiker een zogenaamde domme terminal waar hij zelf niet of nauwelijks iets aan kan veranderen. Dit is zo een beetje het walhalla van iedere systeembeheerder behalve dan van die je wegdoet omdat je met veel minder systeembeheerder uit de voeten kan. Wilt u weten hoe, kom dan naar dit gratis seminar.

Morgen praat ik over de digitale accountants handtekening, ja ook wij accountants moeten met onze tijd mee. Je kunt een XBRL jaarrekening natuurlijk niet onderteken met een vulpen. Ben erg benieuwd naar de mogelijkheden en de gebruikte technologieën. Het zou mooi zijn of hij gelijk in de database van het NIVRA checkt of je een dergelijke verklaring mag ondertekenen en of je je contributie hebt betaald, of draaf ik nu te ver door.

Met de elektronische accountants handtekening wordt tevens een van de laatste puzzelstukjes rondom XBRL opgelost, want hoe weet een gebruiker anders of de jaarrekening daadwerkelijk is ondertekend is, vergelijken met de papieren versie lijkt me geen optie.

XBRL Kritiek

Altijd lastig een interview geven. Deze week belde een redacteur van accountancynieuws met wat vraagjes over XBRL. Gerard Bottemanne van softwarepakketten.nl en ICT accountancy had tussen Kerst en Oud en Nieuw commentaar geuit over XBRL en ik denk dat in de luwte van het nieuws dat zelf op de voorpagina van het Financieel dagblad is terecht gekomen. Met ingang van 1 januari is XBRL een feit maar ik denk dat er nog maar heel weinig accountantskantoren zijn die vandaag al gebruik maken van XBRL. Ja softwareleveranciers Creaim en Semansys hebben een jaarrekening gedeponeerd bij de KVK, maar dat telt natuurlijk niet mee. Een woordvoerder van de KVK deelde onlangs ook mee dat XBRL deponeringsstukken gewoon worden vertaald naar PDF en dan weer worden overgetikt, dat snap ik dan ook niet helemaal.

Maar ben ik nu een XBRL criticaster of pessimist? In de laatste Accountant was er een accountant die beweerde dat XBRL er niet zou komen in nog geen acht jaar en als het zou komen dan zou het nog niet gaan doen, dat is volgens mij een pessimist.

Ik ben van mening dat XBRL een ontwikkeling is die er gaat komen. Het is jarenlang een belofte geweest maar door de inspanningen van het NTP platform is er nu een Nederlandse taxonomie die breed gedragen wordt door de ontvangende partijen zoals de Belastingdienst, KVK en het CBS.

Deze zomer sloot het NTP een convenant met accountants, brancheorganisaties, softwareleveranciers en uitvragende partijen. Een slimme zet omdat de ondertekenende partijen nu wel iets moesten doen en omdat door het convenant XBRL bij de juiste mensen op de agenda kwam te staan. Het convenant spreekt echter van een inspanningsverplichting dus uiteindelijk valt het ook wel weer mee. Destijds was ik al van mening dat 1 januari 2007 wel een heel spannende datum is. De ontwikkeltijd van software is ongeveer een jaar weet ik uit ervaring, dus het was wel erg kort.

Enkele weken geleden tijdens een SRA avond bleek wel dat de leveranciers nog volop aan het ontwikkelen en het testen zijn. Ook waren de leveranciers zo eerlijk om aan te geven dat de overheid ook net klaar was en dat het kantje boord zou worden. Dit gaf mij in ieder geval niet de indruk dat we op zeer korte termijn massaal aan het XBRL-en zijn. Ik denk dat het realistisch is dat we 2007 nog nodig hebben om een en ander goed uit te testen en te implementeren binnen de organisaties. Het statement van het NTP dat er XBRL software gewoon te koop is slaat wat mij betreft kant nog wal, dat zijn vooral heel erg technische software. Geen een MKB-er gaat enkele duizenden guldens uitgeven voor XBRL software. Dat gaat dadelijk allemaal onder de motorkap bij de grote leveranciers of in een aparte module.

Kijken we verder in de toekomst dan zie ik een grote toekomst voor XBRL, eenvoudiger uitwisselen van informatie naar informatie-uitvragende partijen in 1 formaat. Maar misschien nog wel belangrijker het eenvoudig kunnen benchmarken van financiële informatie, daar zit volgens mij de echter kracht van XBRL. Maar laten we nu gewoon 2007 gebruiken om dit goed te implementeren bij alle partijen zonder over en weer te zwarten pieten. Die zijn allang weer terug naar Spanje

Ik een pessimist, helemaal niet ik ben gewoon een goed geïnformeerde optimist.

Bill versus Steve

Het was deze week in ICT land een beetje de week van Bill versus Steve. In Amerika waren alle ICT bedrijven verzameld op de CES in Las Vegas behalve Apple die een eigen feestje organiseerde in San Fransisco. Beide Iconen uit de ICT wereld gaven hun visie op de ontwikkelingen en presenteerden uiteraard de nieuwe produkten.

Bill Gates ging tijdens zijn keynote "Connected Experienses" vooral in op de connecties tussen de verschillende elektronische systemen die we vandaag de dag allemaal in huis hebben. Microsoft introduceerde de Microsoft Home Server. Ja u leest het goed een Home server om de verschillende pc's in uw huishouden te backuppen en als centrale verzamelplaats van films, muziek en de vakantiekiekjes.

Microsoft introduceerde ook een samenwerking met Ford waarbij het entertainment systeem in de auto automatisch kan communiceren met de mobiele telefoon, MP3 speler en Ipod (een kleine verspreking van de directeur van Ford??) Nee niet zoals u vandaag de dag doet, alles gaat automatisch. Uw laatste nieuwe contactpersonen worden automatisch overgezet naar de auto. SMSjes worden door dit systeem voorgelezen zodat u onderweg niets meer hoeft te missen.

Toch moet ik eerlijk zijn de lezing van Gates viel me een beetje tegen. Het was vooral voorzichtig voortborduren op ontwikkelingen die redelijk voorspelbaar waren.

Steve Jobs had de spanning voor zijn lezing al flink opgevoerd, kwam hij wel of niet met de lang verwachte Iphone. Al heel lang worden we op het Internet bestookt met foto's van zogenaamde prototypes. En Jobs kwam met de Iphone die er natuurlijk veel beter uitzag dan alle fakes die we tot dit moment hadden gezien. De telefoon kent maar 1 toets voor de rest moet u alles doen via het scherm. Het design en de de bediening zag er heel goed uit. Jobs kwam met het statement dat de Macintosh de pc had veranderd, de Ipod de muziek en nu dan de Iphone die de telefonie gaat veranderen.

Natuurlijk mooie worden maar ik denk dat de Nokia's van deze wereld er een geduchte concurrent bij krijgen.

Wat heeft dit nu met strategie, ICT en accountancy te maken. Niet veel, maar wel een beetje. In de eerste plaats zien we als ontwikkeling dat de spelers als Microsoft en Apple zich steeds meer op de consumentenmarkt gaan richten en dat ICT steeds meer verweven raakt met het huishouden. We moeten er wel rekening mee houden dat toekomstige generaties die bij ons komen werken alleen nog maar deze wereld hebben gekend. Die willen misschien geen toetsenbord meer. Maar ook voor onze klanten kunnen deze technologieën interessant zijn.

De eindstand 0-1 in Bill versus Steve

Op de Bank bij Roger Dassen

Bestuursvoorzitter Roger Dassen van accountants- en advieskantoor Deloitte geeft in het Financieele Dagblad aan dat zijn kantoor overweegt psychologen in dienst te nemen. De overspannen arbeidsmarkt in de sector dwingt hen daar toe.

Dus nu hebben we naast de horeca werknemers van Ernst & Young ook de psychologen van Deloitte ben benieuwd waar de andere BIG4 kantoren gaan komen.

Dit nieuwsbericht geeft wel duidelijk aan dat de arbeidsmarktsituatie voor accountantskantoren duidelijk aan het verslechteren is. De komende jaren is er sprake van een werknemersmarkt en dat is wel even aanpassen.

Roger is overigens ook een van de weinige nederlandse accountants die blogt. Zijn blog is te vinden op de website van Deloitte.

Het gevecht om de werknemer

Ik ben bezig met het eerste artikel voor dit jaar. Ik heb de afgelopen weken nagedacht over de onderwerpen voor dit jaar. Persoonlijk denk ik dat de arbeidsmarkt het meest spannende wordt dit jaar. De economie trekt aan en bij veel accountantskantoren is het woord leegloop vervangen door achterstand. Tegelijkertijd is de arbeidsmarkt moeilijk en moet er gevochten worden om goede mensen in huis te halen. Het NOS journaal van gisteravond ging in op de "nieuwe werknemer" die naast een goede laptop en leaseauto vooral BOF wil. BOF staat voor Betekenis, Ontplooien en Fun.  De "zachte elementen" van een functie worden steeds belangrijker. Op het punt Betekenis kan het accountantsberoep met het nieuwe elan denk ik goed scoren. Ontplooien en fun zijn toch vooral zaken waar we goed aan moeten werken. Werken alle medewerkers binnen uw kantoor op hun niveau? Had u zelf niet meer kunnen delegeren? Moeilijk, nee hoor laten we afspreken dat u (als leidinggevende) 100 uur het komende jaar gaat besteden aan het begeleiden van uw medewerkers. Ze betrekken bij moeilijke klussen waarvoor ze misschien wel op hun tenen moeten lopen. 100 uur denkt u misschien dat is veel, u zult merken dat die 100 uur meer dan goed worden gemaakt door gemotiveerd personeel dat harder werkt en meer omzet maakt.  In mijn artikel aanstaande vrijdag in accountancynieuws meer....

Gelukkig nieuwjaar

Gelukkig Nieuwjaar,

Veel goede voornemens en een is het starten van een Weblog. Kijken of het bevalt als aanvulling op mijn artikelen in accountancynieuws. AccountancyVisie gaat over mijn visie op de accountancymarkt in de breedste zin van het woord van vaktechniek tot gewoon alledaagse dingen.